MÉTHODE DE TRAVAIL - BOOKING

JsR Artistic Agency 

🎸 Méthode de Travail – Booking Professionnel pour JsR Artistic Agency
 

1) Préparation & Qualification des Groupes

Avant toute démarche de booking, s'assurer que chaque groupe est qualifié pour être booké selon vos critères internes :

✅ Vérifier que le groupe possède statut juridique clair (associatif ou entreprise).
✅ Confirmation d'une discographie propre et légalement déposée auprès des organismes (SACEM/SPEDIDAM).
✅ Présence de la musique sur plateformes de streaming et contenus vidéo disponibles.
✅ Activité régulière sur réseaux sociaux (visibilité, engagement).
✅ Visuels professionnels (photos, vidéos, logo, EPK).
✅ Ancienneté minimale du projet (par ex. 5 ans) et autonomie technique/matérielle.

👉 Résultat attendu : Fiche de qualification remplie pour chaque groupe avec notes objectives.

2) Création d'un Dossier Artistique Complet (EPK)

Pour chaque groupe, prépare un Electronic Press Kit (EPK) professionnel et standardisé, qui contiendra :

🎵 Biographie du groupe
📸 Photos HD + Logo
🎥 Vidéos live & clips
🎧 Liens streaming (Spotify, YouTube, Bandcamp…)
📅 Historique des concerts et références
📊 Indicateurs sociaux (followers, engagement)
📍 Fiche technique (stage plot, rider)

👉 Ce dossier servira à pitcher efficacement les groupes auprès des programmateurs et organisateurs.

3) Prospection & Ciblage de Dates

Objectif : Construire un calendrier de dates cohérent selon le profil artistique et le niveau de chaque groupe.

📍 Définir les zones géographiques prioritaires (France, Europe)
📍 Cibler lieux adaptés (bars, salles, festivals, clubs)
📍 Segmenter par genre musical et capacité d'accueil
📍 Saisonnalité / périodes clés de booking
📍 Prioriser les dates avec public potentiel

👉 Utiliser une base de données contacts (programmateurs, festivals, tourneurs).

4) Contact & Négociation avec les Organisateurs

Pour chaque opportunité :

✉️ Envoyer un email de proposition court et impactant :

• Date(s) souhaitée(s)

• Lien EPK + visuels

• Genre musical & forces du groupe

• Attentes (budget, technique, durée de set)

• Coordonnées claires

📞 Relancer par téléphone si possible pour confirmer l'intérêt et obtenir des précisions.
👂 Écouter les retours du programmateur et ajuster la proposition.

👉 Objectif : Obtenir une confirmation de date avec conditions (cachet, logistique).

5) Gestion des Holds & Confirmations

Dans le monde du booking, il est courant d'obtenir d'abord un "hold" verbal sur une date avant la confirmation finale.
Organise ce processus avec rigueur :

📌 Mettre en "hold" plusieurs dates potentielles
📌 Suivre par écrit les engagements
📌 Confirmer rapidement lorsque possible
📌 Éviter les chevauchements logistiques

👉 Cela permet d'optimiser le routing et le planning des groupes.

6) Contrats & Documentations Légales

Dès qu'une date est confirmée :

📝 Rédiger un contrat de booking clair et signé

• Identité des parties

• Date/lieu de prestation

• Cachet & modalités de paiement

• Rider technique + logistique

• Conditions d'annulation/forfait

• Commission de l'agence (ex. 15 %)
  📄 Veiller à ce que tous les éléments soient légaux et conformes.

👉 Le contrat protège l'agence, l'artiste et l'organisateur.

7) Suivi Logistique & Production

Une fois le contrat signé :

📅 Coordonner le rider technique avec l'équipe du lieu
🚗 Gérer les déplacements et hébergements si nécessaire
🎤 Prévoir la communication pré-show (posts, teasers) avec le groupe
📞 Garder une ligne de contact ouverte entre toutes les parties

👉 Cela garantit que le jour J se déroule sans imprévus.

8) Bilan Après Concert & Feedback

Après chaque date :

📊 Faire un retour structuré au groupe

• Présence du public

• Retours de l'organisateur

• Points forts / axes d'amélioration
  💬 Collecter les témoignages ou photos du live
  🗂️ Mettre à jour la base de données contacts pour futures éditions

👉 Ce feedback renforce la crédibilité du groupe et de l'agence.

🧠 Résumé des Étapes Clés

1. Qualification & validation des groupes

2. Préparation de l'EPK

3. Prospection ciblée de dates

4. Contact & négociation avec organisateurs

5. Gestion des holds et confirmations

6. Signature de contrats clairs

7. Suivi logistique & coordination

8. Bilan post-concert